1 _ کشیدن چارت در اکسل در چند ثانیه

یک سلول را در میان جدولی که می خواهید اطلاعات آن به شکل چارت رسم شود انتخاب کنید کلید F11 را فشار دهید چارت شما آماده است ! اکسل چارت شما را در یک Chart Sheet جدید ایجاد می کند شما می توانید سایر تنظیمات را طبق روش معمول انجام دهید.

 

2 _ کپی کردن Chart Formats در اکسل

همان گونه که میدانید تنظیمات مربوط به فرمت چارت ها در اکسل بسیار وقت گیر و گاه کسل کننده است. آیا تا به حال چارتی را در اکسل ایجاد کرده اید که به نظرتان فرمت مناسب و ایده آلی داشته باشد و دوست داشته باشید سایر چارت هایی که ایجاد می کنید یا قبلا کشیده اید همین فرمت را داشته باشند؟ در این ترفند روش بسیار ساده ای را برای کپی کردن Chart Formats حتی بین فایل های مختلف معرفی خواهیم کرد.

چارتی که فرمت دلخواهتان را دارد انتخاب (select) کنید با فشردن دو کلید ctrl+C چارت را کپی کنید. چارت مقصد که می خواهید فرمت آن را تغییر دهید را انتخاب (select) کنید از منوی edit بالای صفحه گزینه Paste Special را انتخاب کنید در پنجره ظاهر شده گزینه Formats را انتخاب کرده و Ok کنید به همین سادگی کلیه فرمت های چارت شما کپی شد.

 

3 _ لینک کردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول در اکسل

آیا تا به حال به مرتبط کردن یک text box یا یک AutoShape به یک سلول نیاز پیدا کرده اید؟ با این ترفند شما می توانید اطلاعات یک سلول را به یک text box یا یک AutoShape به صورت لینک منتقل کنید.

یک text box یا یک AutoShape رسم کنید حالا text box یا AutoShape ایجاد شده را انتخاب (select) کنید روی formula bar (نوار بالای صفحه که فرمول ها در آن نمایش داده می شوند) کلیک کنید و علامت = را تایپ کنید حال بر روی سلول مورد نظرتان کلیک کنید و کلید enter را فشار دهید هما نطور که مشاهده می کنید اطلاعات سلول مور نظرتان به text box یا AutoShape به صورت لینک منتقل شده است حالا می توانید از روش های معمول formatدلخواهتان را به textbox یاAutoShape بدهید .

آیا تا به حال به مرتبط کردن یک text box یا یک AutoShape به یک سلول نیاز پیدا کرده اید؟

یک text box یا یک AutoShape رسم کنیدحالا text box یا AutoShape ایجاد شده را انتخاب (select) کنید روی formula bar (نوار بالای صفحه که فرمول ها در آن نمایش داده می شوند) کلیک کنید و علامت = را تایپ کنید حال بر روی سلول مورد نظرتان کلیک کنید و کلید enter را فشار دهیدهمان طور که مشاهده می کنید اطلاعات سلول مور نظرتان به text box یا AutoShape به صورت لینک منتقل شده است حالا می توانید از روش های معمول format دلخواه تان را به text box یا AutoShape بدهید.

نکته :

برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.

هـ _ Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم شامل گزینه های زیر است :

الف _  Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.

ب _  Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنیم. هم چنین رنگ هاشور را تعیین کنیم.

حذف قالب بندی سلول ها :

برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلول های مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم.

برای استفاده از توابع به یکی از روش های زیر عمل می کنیم :

1 _ بر روی Paste Function , Icon کلیک می کنیم در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می کنیم. کلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی که به تازگی از آن ها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم می توانیم آن را در All پیدا کنیم در قسمت Function name تابع را مشخص می کنیم در پنجره ای که باز می شود به دو طریق می توانیم عمل کنیم:

الف : در کادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد کنیم. برای وارد کردن محدوده آدرس کافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد کرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تایپ کنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد کنیم. هم چنین می توانیم بر روی Collapse Dialog این کادر کلیک کرده و محدوده را با Drag انتخاب کنیم.

ب : در هر کادر یک آدرس وارد کنیم. برای این کار در کادر اول آدرس اولین سلول را تایپ کرده. بر روی کادر دوم کلیک کرده ،آدرس دومین سلول را تایپ می کنیم و الی آخر .... معمولاً زمانی از این روش استفاده می کنیم که سلول ها پراکنده باشند OK را می زنیم.

2 _  منوی Insert را انتخاب می کنیم زیر منوی Function را انتخاب می کنیم بقیه مراحل مانندروش اول است.

3 _  در خانه تابع را همراه با آرگومان های آن تایپ می کنیم اگر قبل از آن = گذاشته باشیم که Enter می کنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می کنیم.

4 _  در یک خانه (خانه ای که می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می کنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.در کادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر می شوند، کافی است بر روی drop down آن Click کنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می کنیم بقیه مراحل مانند روش اول است.

چند تابع معروف

1 _ تابع مجموع (SUM ) :

برای فعال کردن این تابع یا آن را تایپ کرده یا به یکی از روش های گفته شده در بالا عمل می کنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می کنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می کنیم فرمت کلی این دستور به شکل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که به خواهیم فرمول را تایپ کنیم استفاده می کنیم. )

SUM ، number2، number1،number

نکته :

معمولاً برای زمانی که اطلاعات در سلول های مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلول های غیر مجاور و پراکنده باشند از فرمول دوم استفاده می کنیم.

2- تابع میانگین (Average ) :

از این تابع برای محاسبة میانگین استفاده می شود .این تابع جزء گروه Statistical است شکل کلی آن به صورت زیر است :

1 _ Number1، number2، Average

2 _ Number1، number2,3، Average

3 _ تابع ماکزیمم (Max):

‌از این تابع برای پیدا کردن ماکزیمم چند مقدار استفاده می کنیم . این تابع نیز جزء گروه Statistical است و شکل کلی آن به صورت زیر است :

1 _ Number1، number2، Max

2 _ Number1، number2,4، Max

4 _ تابع مینیمم (Min) :

از این تابع برای محاسبة میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical می باشد. شکل کلی آن به صورت زیر است :

Min _ 1 ، number 1، number 2

Min _ 2 ، number 1، number 2

5 _ تابع شمارنده (Count) :

از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده می شود . این تابع نیز جز توابع گروه Statistical می باشد و فرم کلی آن به صورت زیر است :

Count _ 1 ، value 1 ، value 2

Count _ 2 ، value 1، value 2

6 _ تابع Round :

از این تابع برای گرد کردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شکل کلی آن به صورت زیر است :

 Round ، number 1 ، num_digits

قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است که باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد کردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می کند اگر کوچک تر از 5 بود که خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یک رقم به آخرین رقمی که می ماند اضافه می کند.

Auto sum :

توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع کنیم در این حالت کافی است در خانه ای Click کنیم، Excel خانه های در محدودة خانة انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آن ها را حساب می کند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می کنیم. برای فعال کردن این دستور کافی است آیکون Auto sum را از نوار ابزار Standard انتخاب کنیم.

قالب بندی خانه ها در Excel به یکی از روش های زیر : 

1 _ انتخاب منویFormat  انتخاب گزینه Cells

2 _ بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود . 

3 _ فشردن کلیدهای ctrl +1

الف - Number : توسط این Tab می توانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم.

این Tab شامل گزینه های زیر می باشد :

1 _  Sample : هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد.

2 _  Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد :

ب _  General : این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقم های متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد و اگر عددی در سلول جا نشودآن را به صورت نمایی نشان می دهد.

ج _  Number : مقادیر را به صورت رشته ای از رقم های متوالی نشان می دهد در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگ تر می شود .

چ _  Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم .

ح _ Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. ( توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند. )

خ _  Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست این گزینه می گذارد.

3 _ Currency : مقادیر را همراه با سمبلجدا کرده و علامت (، ) پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد :

الف _  Symbol : نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

ب _  Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

4 _ Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهی الیه سمت چپ آن نوشته می شود.

5 _ Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

 6 _ Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد.

7 _ Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته :

در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم ، عدد را در 100 ضرب می کند ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8 _ Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که به دنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب میکند.

9 _ Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد.

10 _  Text : مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند.

11 _ Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص ( مانند کد پستی ، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان می دهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم ، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد می کنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و می فهمیم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT می باشد.

12 _ Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید .

الف _ Alignment : توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم.

این Tab شامل قسمت های زیر است :

1 _ Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کندشامل گزینه های زیر است :

الف _  General : هم ترازی پیش فرض

ب _  Left : هم ترازی داده ها را به سمت چپ ( استفاده برای ارقام)

ج _ Center : هم ترازی داده ها در مرکز

د _  Right : هم ترازی داده ها به سمت راست ( برای متون )

ح _  Fill : تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است ، پر می کند.

ت _ Justify : یک تراز مناسب برای سلول در نظر می گیرد . معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.

ث _  Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلول های انتخابی می گذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را به طور عمودی تنظیم می کندکه شامل قسمت های زیر است :

الف _  Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول

ب _  Top : هم ترازی داده ها در بالای سلول

ج _  Center : هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول

د _  Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. ( بدین معنی که داده ها در داخل سلول به صورت مساوی جاسازی می شوند مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمت های زیر است :

الف _ زاویه متن را نسبت به افق به وسیله ماوس می توان تعیین کرد.

ب _ Degrees : زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید های Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است : • Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد. • Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد. • Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد میتوان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث میشود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند. ج- Font : توسط این قسمت میتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :

1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم.

2- Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.

3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین میکنیم.

4- Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خط را تعیین می کنیم.

الف _  None : خط نمی کشد.

ب _  Single : خط تکی زیر متن می کشد.

ج _  Double : دو خطی زیر متن می کشد.

د _  Single Accounting : تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.( یعنی تمام حروف بالای خط نوشته می شوند.)

ح _  Double Accounting : دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5 _ Color : در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین می کنیم.

6- Effect : شامل قسمت های زیر است :

الف _  Strike Through : بر روی متن خط می کشد.

ب _  Super Script : برای بالا نویسی استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم.

ج _  Sub Script : برای زیر نویسی استفاده می شود.

7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان میدهد.

د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم شامل قسمت های زیر است :

1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.

2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.

3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.

الف _  None : حاشیه نمی گذارد.

ب _  Outline : دور سلول ها حاشیه می گذارد.

ج _ Inside : داخل سلول های انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border : در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد.

دستور برگشت :

می توانیم عمل انجام داده شده را برگردانیم . فرض کنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آن را پاک می کنیم اگر در این زمان ازدستور Undo استفاده کنیم عدد 10 بر می گردد .

برای استفاده از Undo به یکی از روش های زیر عمل می کنیم.

1-      انتخاب منوی Edit  انتخاب Undo

2-      فشردن هم زمان کلیدهای ctrl+z

3-      استفاده از آیکون Undo در نوار ابزار Standard

دستور Redo :  

با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم .برای اجرای این دستور به یکی از روش های زیر عمل می کنیم:

1-      انتخاب منوی Edit انتخاب Redo

2-      فشردن هم زمان کلیدهای ctrl+y

3-      استفاده از آیکون Redo در نوار ابزار نسخه بردار